Penggajian merupakan kegiatan rutin yang dikerjakan oleh perusahaan. Ada yang menjalankan penggajian setiap bulan, ada yang dua minggu sekali, mingguan, bahkan ada yang setiap hari. Ketika berbicara mengenai penggajian, tentu setiap perusahaan memiliki sistem yang berbeda-beda, sangat bergantung pada sistem perhitungan, aplikasi yang digunakan, kebijakan perusahaan yang mendasari, perbedaan status karyawan, dan lain sebagainya. Namun terlepas dari itu semua, ada hal yang perlu diperhatikan ketika melakukan perhitungan penggajian agar tidak terjadi kesalahan yaitu ketelitian. Maka dari itulah penting bagi SDM yang bekerja di bidang HRD mengenali sistem HRD perusahaan. Selain itu, fakta berikutnya adalah ternyata, kesalahan yang dilakukan saat melakukan perhitungan gaji umumnya disebabkan oleh ketelitian. Berikut 4 kesalahan yang sering terjadi saat melakukan perhitungan gaji beserta dengan solusinya.

1. Nominal gaji karyawan yang diberikan tidak sesuai

Pernah mengalami kurang gaji? Atau malah kelebihan gaji? Kadang banyak karyawan yang bertanya-tanya apa yang menyebabkan gaji yang diperoleh tidak sesuai. Nah salah satunya adalah ketelitian. Yup, saat melakukan penginputan gaji karyawan harus dilakukan dengan hati-hati dan teliti. Meskipun dapat dilakukan revisi, namun alangkah baiknya melakukan penginputan secara tepat. Hal ini dikarenakan apabila perusahaan melakukan kesalahan dalam perhitungan gaji karyawan dapat menyebabkan menurunnya tingkat kepercayaan karyawan terhadap perusahaan. Selain itu resiko apabila kesalahan perhitungan gaji tidak segera ditemukan, maka akan berdampak pada laporan keuangan perusahaan. Bayangkan apabila hal ini terjadi pada beberapa karyawan, berapakah kerugian yang akan ditanggung oleh perusahaan maupun karyawan yang bersangkutan?

Baca juga : Cara Melakukan Manpower Planning Secara Efektif

 

2. Tidak memperhatikan peraturan dan kebijakan yang terbaru

Meskipun para pekerja sudah diatur oleh Undang-undang Ketenagakerjaan, namun ada perusahaan yang menerapkan kebijakan tertentu. Permasalahan berikutnya adalah bagian payroll perusahaan terkadang kurang mengikuti perubahan kebijakan yang terjadi. Dampaknya adalah nominal gaji yang seharusnya dilakukan perubahan malah belum dilakukan penyesuaian. Oleh karena itu bagian payroll tidak hanya harus teliti, tapi juga update akan informasi terkini seputar kebijakan yang diterapkan.

3. Salah input

Nah khusus yang satu ini ada perusahaan yang sudah menggunakan sistem HRIS, meskipun demikian masih ada juga yang menggunakan excel. Masalah yang sering terjadi adalah secanggih-canggihnya sistem, yang mengoperasikan tetap manusia. Kesalahan yang sering terjadi adalah kesalahan dalam melakukan input. Kok bisa? Iya karena dalam melakukan penginputan, tidak menutup kemungkinan melakukan kesalahan. Misalnya saja salah membaca angka, salah mengetikkan angka, salah kolom atau sheet pengisian. Mau tidak mau solusi untuk permasalahan ini adalah dengan melakukan pengecekan ulang.

4. Kesalahan saat rekap absensi

Biasanya kesalahan yang dilakukan saat rekap absensi umumnya berkaitan dengan lembur. Ada beberapa hal yang menyebabkan kesalahan saat rekap, antara lain tidak mengkomunikasikan nama-nama karyawan yang lembur, bagian payroll tidak melakukan penginputan secara tepat, dan bagian payroll tidak mengetahui aktivitas di lapangan yang dilakukan oleh karyawan. Dampaknya adalah gaji yang diterima karyawan tidak sesuai.

Kesimpulan

Penggunaan aplikasi sistem penggajian memang diperlukan. Hal ini bertujuan untuk meminimalisir terjadinya kesalahan. Selain itu bekerja sama dengan pihak bank dapat mengurangi resiko kurang atau kelebihan pembayaran gaji. Melalui sistem transfer otomatis yang dilakukan oleh bank dinilai cukup efektif dan aman. Tentu Anda bisa membayangkan apabila gaji diberikan secara cash dengan nominal katakanlah Rp 4.000.000. akan sangat memungkinkan lembaran uang kelebihan atau kurang. Ini masih berbicara hal yang berkaitan dengan ketepatan lembaran uangnya, kita masih belum ngebahas soal keamanan. Mau bagaimana pun, sistem penggajian via transfer bank masih cukup efektif sampai saat ini.

Bagaimana agar tidak melakukan kesalahan input saat penggajian?

Jadi kunci utama untuk mengantisipasi kesalahan dalam penggajian adalah dengan menggunakan sistem. Apabila sudah menggunakan sistem dalam melakukan perhitungan penggajian, maka hal berikutnya yang perlu diperhatikan adalah ketelitian dalam bekerja. Jangan lupa untuk melakukan pengecekan ulang saat melakukan input.

Bagaimana tips memilih software aplikasi payroll?

1. Perhatikan sistem yang diterapkan di perusahaan dengan sistem yang disediakan oleh software payroll. Apabila jauh berbeda, disesuaikan terlebih dulu agar tidak terjadi masalah saat penggajian direalisasikan.
2. Jika memungkinkan bangun sistem yang terintegrasi antara penggajian dengan jam lembur karyawan, sehingga meminimalisir kerja 2x dan munculnya kesalahan.
3. Minta developer aplikasi penggajian yang Anda gunakan untuk selalu melakukan update aplikasi sesuai dengan perubahan peraturan dan kebijakan terkait dengan penggajian yang terbaru.

Untuk info lengkap mengenai sistem payroll Anda dapat langsung mengklik link KRISHAND Payroll.

Baca juga : Menjadi Karyawan Yang Peduli Pajak, Cari Tahu Mengenai PPh21 (Bagian 1)