Manpower Planning merupakan suatu proses di dalam sebuah perusahaan untuk melakukan identifikasi dan evaluasi yang bertujuan untuk merencanakan pemenuhan kebutuhan tenaga kerja secara tepat. Hal ini dikarenakan cost utama yang dikeluarkan oleh perusahaan selain pembelian material dan penggunaan energi seperti listrik dan air, tenaga kerja atau SDM merupakan cost utama yang dikeluarkan oleh perusahaan. Maka dari itulah perhitungan manpower di dalam suatu perusahaan harus dapat dilakukan secara tepat. Cost manpower merupakan biaya yang seringkali diremehkan oleh beberapa pihak. Kok bisa? Iya, karena pada dasarnya meskipun setiap pekerja memiliki jam kerja selama 8 jam dalam sehari, mereka tidak 100% menggunakan waktu kerjanya secara efektif. Ya, jika memungkinkan paling waktu efektif kerja yang digunakan hanya 4 jam.

Berdasarkan fakta waktu kerja yang kurang optimal tersebut, maka sangat penting untuk melakukan manpower planning secara efektif. Manpower planning sendiri bertujuan untuk menentukan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan agar dapat menyelesaikan suatu beban kerja atau tugas yang menjadi target kerja. Nah untuk melakukan perhitungan secara tepat, ada beberapa hal yang dapat dilakukan, yaitu:

1. Melakukan analisa jabatan

Analisa jabatan merupakan suatu proses identifikasi tugas atau pekerjaan yang dilakukan oleh jabatan tersebut maupun yang berkaitan dengan jabatan tersebut. Selain itu, dalam melakukan analisa jabatan juga perlu dilakukan identifikasi persyaratan pengampu jabatan agar dapat menyelesaikan tugasnya secara efektif. Dalam melakukan analisa jabatan, pihak HRD menyiapkan form yang bertujuan untuk mengumpulkan informasi seputar jabatan. Mulai dari pemegang jabatan, jumlah bawahan, atasan, deskripsi kerja, target, hubungan kerja, jenis training yang diikuti, hingga kondisi lingkungan kerja. Pemegang jabatan diwajibkan untuk melakukan pengisian form tersebut sehingga dapat diperoleh informasi yang valid seputar jabatan terkait.

2. Melakukan analisa beban kerja

Setelah melakukan analisa jabatan, maka diketahui hal-hal apa saja yang dikerjakan oleh jabatan tertentu. Maka langkah selanjutnya yang perlu dilakukan adalah melakukan analisa beban kerja. Menuangkan deskripsi pekerjaan ke dalam bentuk yang lebih rinci, sehingga dapat diperoleh data yang lebih detail. Ketika sudah menyebutkan sebagai beban kerja, tentu saja hal ini dapat dituangkan dalam bentuk kuantitatif. Sebuah perhitungan matematis perlu dilakukan untuk memberikan analisa beban kerja yang akurat. Secara garis besar, rincian tugas dan pekerjaan yang menjadi tanggung jawab suatu jabatan dilakukan perhitungan waktu penyelesaiannya. Perhitungan inilah yang dinamakan work load analysis.

3. Observasi lapangan dengan membuat catatan kerja

Setelah memperoleh gambaran perhitungan data awal, maka Anda tetap perlu melakukan observasi di lapangan. Observasi ini paling tidak dilakukan dalam waktu 14 hari. Idealnya adalah Anda dapat memperoleh gambaran data atau situasi kerja pada jabatan yang sedang dianalisa. Apa saja yang perlu diperhatikan? Ada banyak hal mulai dari aktivitas kerja selama 8 jam, banyaknya waktu luang (seperti mengobrol, ke toilet, berjalan, dan sebagainya), waktu penyelesaian setiap aktivitas kerja, dan masih banyak hal lainnya. Lakukan observasi apa adanya, kumpulkan data sebanyak mungkin. Makin banyak data yang Anda kumpulkan, maka perhitungan beban kerja yang Anda lakukan akan semakin valid.

4. Melakukan perhitungan kuantitatif waktu kerja efektif

Perhitungan awal beban kerja dikombinasikan dengan hasil observasi di lapangan, maka selamat Anda telah memperoleh hasil akhir perhitungan beban kerja. Apabila hasil yang diperoleh adalah masih belum diperlukan penambahan tenaga kerja, maka cukup mengoptimalkan waktu kerja. Apabila pemegang jabatan dirasa kurang berkompeten maka dapat diberikan kegiatan pengembangan yang dapat menunjang kinerjanya. Namun apabila hasil perhitungan yang Anda peroleh sudah menggambarkan diperlukan penambahan tenaga kerja, maka perlu segera dilakukan seleksi dan rekruitmen.

5. Mengkomunikasikan hasil perhitungan dengan pimpinan unit kerja

Hasil perhitungan yang telah Anda peroleh, perlu dikomunikasikan kepada pimpinan unit kerja maupun top management jika diperlukan. Hal ini diperlukan karena feedback dari pimpinan unit kerja juga diperlukan untuk memberikan kekuatan pada hasil perhitungan yang telah Anda lakukan. Selain itu para pimpinan pastinya akan melakukan komitmen terhadap hasil perhitungan yang telah Anda lakukan. Sebagai contoh Anda tidak merekomendasikan untuk penambahan tenaga kerja, melainkan hanya kegiatan pelatihan untuk pemegang jabatan. Maka dalam hal ini pimpinan unit kerja perlu untuk berkomitmen agar kegiatan pengembangan dapat berjalan.

Nah demikianlah lima cara yang dapat digunakan untuk meningkatkan keakuratan dari perhitungan manpower planning pada setiap jabatan di dalam organisasi. Hal ini penting agar tidak membuang waktu dengan beberapa kali proses akibat hasil perhitungan yang kurang akurat. Selain itu melakukan perencanaan tenaga kerja diperlukan agar beban SDM yang harus ditanggung perusahaan tidak berlebihan. Selain itu perlu dipertimbangkan terkait kemampuan kerja dari setiap pemegang jabatan. Hal tersebut dapat mempengaruhi efektifitas kerja dalam penyelesaian tugasnya. Jadi, memang dibutuhkan pertimbangan yang cukup matang sebelum memutuskan untuk melakukan perekrutan atau tidak. Maka dari itulah perlu dilakukan perencanaan tenaga kerja di dalam suatu organisasi.