Dalam suatu organisasi, untuk memperoleh hasil dengan kualitas yang terstandar, tentu dibutuhkan suatu proses yang konsisten. Nah untuk mencapai hal tersebut, dibutuhkan suatu sistem yang dapat menstandarkan proses kerja yang sudah sering kita kenal dengan SOP (Standar Operasional Prosedur). Jika kita kembali pada pertanyaan SOP itu penting nggak sih? Tentu saja penting, karena dengan adanya SOP akan memberikan beberapa manfaat sebagai berikut ini:

1. Pekerjaan dapat diselesaikan secara efektif dan efisien karena telah memiliki alur kerja yang jelas. Dengan adanya kejelasan alur kerja, pihak pelaksana tidak akan kebingungan harus berhubungan dengan siapa saja, memiliki keterkaitan kerja dengan siapa saja dalam proses penyelesaian tugasnya.
2. Dapat memberikan kemudahan menyelesaikan masalah. Saat muncul suatu permasalahan dalam proses kerja, akan lebih mudah ditemukan akar penyebab suatu masalah dikarenakan prosedur yang jelas. Dengan demikian permasalahan dapat segera diatasi dan tidak berkepanjangan
3. Memperoleh hasil yang terstandar. Meminimalisir terjadinya perubahan kualitas dengan proses yang terstandar.

Dengan manfaat tersebut, ada beberapa hal yang perlu dilakukan untuk menyusun SOP. Berikut ini merupakan langkah-langkah yang dapat Anda coba.

1. Membentuk tim pembuatan SOP

Pembentukan tim pembuatan SOP pada dasarnya sangat diperlukan agar dapat mempercepat pengumpulan data. Salah satunya adalah dengan menunjuk SDM yang memahami proses di dalam departemennya, sehingga mempermudah Koordinator tim pembuatan SOP untuk mengumpulkan data. Data yang telah dikumpulkan dapat digunakan sebagai bahan penyusunan SOP. Pihak SDM diharuskan memahami proses kerja di dalam unitnya, serta bagian-bagian Jika memang diperlukan, perusahaan dapat menggunakan jasa Konsultan HR sehingga dapat memberikan masukan terkait proses kerja yang efektif.

2. Mempelajari Proses Bisnis Perusahaan

Proses Bisnis Perusahaan merupakan bahan utama penyusunan SOP. Hal ini sebagai dasar standar prosedur yang ingin ditetapkan, sehingga tidak heran jika sebagai anggota tim penyusun SOP perlu memahami proses bisnis perusahaan. Kalau belum paham gimana dong? Ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan seperti bertanya pada pihak yang terlibat secara langsung. Langsung terjun di lapangan dengan mengumpulkan informasi yang lebih akurat. Tidak masalah apabila diperlukan untuk melakukan observasi dan ikut terlibat dalam kegiatan kerja pada unit tertentu. Saat terlibat, Anda perlu mencermati dokumen apa saja yang dibutuhkan, produk yang dihasilkan, pihak-pihak yang terlibat, dan mengamati siklus dari prosedur tersebut. Hal ini berkaitan dengan untuk mengetahui pihak mana saja yang bertanggung jawab dalam suatu proses tersebut, sehingga apabila terjadi kendala maka dapat diatasi dengan segera.

3. Menyusun alur kerja atau Flow Chart

Setelah memperoleh informasi melalui kegiatan observasi dan memahami bisnis proses yang dijalankan, sekarang saatnya melakukan penyusunan alur kerja. Penyusunan alur kerja sendiri, biasa disebut dengan flow chart. Pada bentuk flow chart tidak hanya mencantumkan dalam bentuk bagan saja, tetapi juga mencantumkan narasi atau keterangan yang menjelaskan bagan tersebut. Dalam menuangkan flow chart harus dilakukan secara berurutan sesuai dengan apa yang dilakukan di lapangan. Dalam penulisannya Anda perlu mencantumkan informasi-informasi yang menunjang konsistensi penerapan SOP nantinya seperti dokumen apa saja yang digunakan dan dibutuhkan, PIC setiap kegiatan, timeline atau durasi dari masing-masing aktivitas.

4. Review hasil penyusunan flow chart

Setelah Anda melakukan penyusunan flow chart, saatnya melakukan review. Anda dapat melakukan pengamatan ulang kegiatan di lapangan, apakah sudah sesuai atau belum, serta pastikan agar jangan sampai ada yang terlewat. Idealnya, revies dapat dilakukan dalam bentuk FGD. FGD merupakan Focus Group Discussion, yang mana melakukan diskusi dalam kelompok dinilai cukup efektif. Kok bisa? Yup karena dengan melakukan review secara FGD, Anda juga melibatkan pihak-pihak terkait sekaligus sehingga saat ada kesimpang siuran atau informasi yang kurang jelas, maka dapat segera diselesaikan bersama.

5. Simulasikan SOP

Final SOP yang telah melalui tahap review, saatnya diimplementasikan. Dalam hal ini implementasi masih pada tahapan simulasi atau sosialisasi kepada pihak-pihak terkait. Apabila dinilai efektif, maka dapat disahkan secara legal oleh top management. Namun apabila masih ditemukan hal-hal yang dirasa kurang sesuai atau kurang efekitf, maka dapat dilakukan perbaikan sesegera mungkin.

6. Evaluasi dan Perbaikan

Setelah melakukan evaluasi melalui mensimulasikan SOP, maka perlu dilakukan uji coba kembali. Tujuannya untuk memastikan tidak ditemukan masalah yang serupa dan dapat mulai dipikirkan langkah antisipasi untuk mengatasi masalah-masalah yang mungkin akan muncul. Contoh sederhananya adalah katakanlah dalam suatu proses ada pihak yang tidak masuk kerja karena sakit atau cuti. Sapa yang menggantikan? Apakah proses dapat tetap lanjut berjalan atau hanya menunggu hingga yang bersangkutan kembali bekerja? Hal-hal tersebut memang kesannya sepele, namun perlu dipertimbangkan secara matang.

7. Approval SOP

Sekarang sudah mulai memasuki untuk meresmikan SOP secara legal. SOP yang dijalankan harus disetujui oleh pihak-pihak terkait. Umumnya SOP disahkan dengan tandatangan dari pihak yang membuat, pihak yang memeriksa, dan pimpinan tertinggi di perusahaan. Dengan disetujui oleh top Management, juga disepakati oleh pihak-pihak yang terlibat. Bagaimana caranya? Cukup minta pihak-pihak yang terlibat untuk memberikan tandatangan pada lembar pendistribusian dokumen.

8. Sosialisasi SOP

Segera sosialisasikan SOP yang sudah disetujui oleh top management dan pihak terkait. Adakan suatu perayaan atau celebration untuk menandakan bahwa SOP sudah siap diimplementasikan. Berikan catatan SOP harus dijalankan oleh semua pihak yang terlibat, dan SOP dijadikan dasar untuk menyelesaikan suatu tugas yang telah diatur.

Setelah SOP selesai dibuat, tugas dan tanggung jawab dari seluruh pihak adalah menjaga konsistensi dalam implementasinya. Tugas dan tanggung jawab tersebut bukan hanya dibebankan pada HRD saja dikarenakan departemen terkaitlah yang paling memahami proses kerja yang tepat di dalam unit masing-masing.