Analisa Jabatan merupakan salah satu kegiatan yang harus diterapkan dalam perusahaan untuk mematangkan beberapa poin pokok organisasi, seperti struktur organisasi, deskripsi pekerjaan, teknis kerja, perlengkapan yang dibutuhkan dalam bekerja, kondisi lokasi kerja, hingga keahlian dan spesifikasi yang dibutuhkan. Dalam melakukan analisa jabatan, ada tiga hal yang harus dilakukan, yaitu pengisian form yang dilakukan oleh user, melakukan interview, dan terakhir adalah observasi di lapangan.

Pengisian Form

Pengisian form merupakan hal pertama yang harus dilakukan untuk memperoleh data terkait dengan jabatan yang diduduki oleh user. Form dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Banyak hal yang dapat diungkapkan melalui form tersebut, mulai dari identitas jabatan, deskripsi pekerjaan, aktivitas pekerjaan, waktu yang dibutuhkan, hubungan kerja, peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan, resiko kerja yang mungkin muncul, hingga spesifikasi jabatan. Informasi tersebut terangkum jadi satu dari form isian yang Anda serahkan kepada user untuk diisi. Pastikan dalam proses pengisian ini user mengisi dengan benar, sesuai dengan permintaan Anda. Jika perlu, dampingi langsung pada proses pengisian.

Untuk mempermudah proses pengisian, tidak ada salahnya untuk langsung menggunakan form dalam bentuk excel, sehingga lebih mempermudah Anda saat akan melakukan rekap. Memang kendala utamanya adalah ada beberapa karyawan yang tidak dapat mengoperasikan komputer. Apabila Anda mengalami hal tersebut, Anda masih dapat menggunakan paper and pencil, minta user yang mengalami kendala untuk melakukan pengisian secara manual melalui form yang sudah dicetak.

Interview dengan pemegang jabatan

Pada tahap interview dengan pemegang jabatan Anda harus dapat melakukan dengan benar-benar detail dan matang. Karena Anda akan menemui cukup banyak hal yang mungkin tidak Anda pahami dari apa yang telah dituliskan user pada form isian. Oleh karena itu, perlu diadakannya proses interview. Interview yang dilakukan hampir serupa dengan wawancara kerja, hanya saja dalam interview kali ini Anda tidak perlu bertanya mengenai hal-hal yang berhubungan dengan sikap kerja, cara berpikir, maupun hal lainnya. Cukup tanyakan mengenai aktivitas kerja yang dilakukan sehari-hari.

Untuk memperlancar jalannya interview dengan pemegang jabatan, ada beberapa hal yang perlu Anda lakukan, antara lain:

1. Buat catatan poin-poin yang ingin Anda tanyakan berdasakan hasil form isian dari user.
2. Bawalah catatan untuk mencatat informasi apa saja yang telah Anda peroleh dari pemaparan user. Jika memang diperlukan bawa recorder saat melakukan interview, sehingga tidak ada informasi yang tertinggal.
3. Pastikan agenda Anda dan user pada saat melakukan interview sama-sama free sehingga proses interview tidak terpotong. Hal ini juga akan mempengaruhi progress dari pekerjaan yang Anda lakukan.

Bagi saya, pada tahap ini adalah tahap yang sangat penting, karena HRD dapat berinteraksi langsung dengan user untuk memperoleh informasi yang mendetail dibandingkan hasil isian form yang telah dilakukan oleh user. Selain itu moment ini dapat digunakan untuk membangun kedekatan dengan user, sehingga HRD tidak mengalami kendala saat membutuhkan informasi yang berkaitan dengan departemen maupun user.

Obeservasi Lapangan

Langkah terakhir yang perlu dilakukan adalah melakukan observasi lapangan. Mengambil sampling hari kerja untuk melihat kesesuaian aktivitas yang telah dituliskan di dalam form maupun interview yang telah dilakukan dengan fakta di lapangan. Pada tahapan ini, diperlukan keahlian untuk melihat apakah memang aktivitas tersebut apa adanya, tidak dilebih-lebihkan atau malah ada banyak kemunculan kondisi yang tidak terduga sehingga pengampu jabatan malah tidak menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya pada saat itu. Maka dari itulah penting untuk memastikan sebelum Anda melakukan observasi di lapangan berkomunikasi dengan user agar memperoleh data yang akurat. Selain itu, perlu bagi Anda untuk sudah memiliki gambaran secara detail mengenai user yang sedang menjadi project Anda.

Dari analisa jabatan yang dilakukan, Anda akan memperoleh banyak manfaat untuk pengembangan sistem organisasi di dalam perusahaan. Mulai dari update struktur organisasi, penyusunan job description, menyusun target kerja setiap jabatan, bekerja sama dengan bagian K3 jika memang dibutuhkan terkait dengan kelengkapan yang dibutuhkan selama bekerja dan resiko kerja. Cukup banyak bukan? Dengan demikian, saat Anda melakukan analisa jabatan, lakukan dengan detail dan teliti agar manfaat yang Anda peroleh dapat sesuai dengan harapan.